EREĞLİ KÖMÜR HAVZASI AMELEBİRLİĞİ
BİRİKTİRME VE YARDIMLAŞMA SANDIĞI
MUHASEBE YÖNETMELİĞİ
Resmi Gazete
12.AĞUSTOS.1981
Sayı : 17426
Kapsam, Yönetim, Muhasebede Görev ve Sorumluluk
Madde 1- Yönetmeliğin Kapsamı:
Ereğli Kömür Havzası Amelebirliği Biriktirme ve Yardımlaşma Sandığının Muhasebe ile ilgili işlemleri bu yönetmelik hükümleri dairesinde yürütülür.
Madde 2- Yönetim :
Sandığın Muhasebe İşlemleri:
a) Mali ve İdari İşler Yetkilisi,
b) Sandığın muhasebecisi,
tarafından Başkanın teknik ve idari gözetimi altında yürütülür.
Madde 3- Mali ve İdari İşler yetkilisinin görev ve sorumlulukları:
1- Kanunlara, tüzüklere, yönetmeliklere, talimatlara ve muhasebe sistemimize göre Sandığın muhasebeye ilişkin işlemlerini düzenlemek ve yönetmek,
2- Sandığın yıllık yönetim giderleri bütçesi, çalışma raporunun hazırlanmasında muhasebeye düşen işleri yapmak,
3- Yönetim giderleri ödeneklerini tespit ve vuku bulacak zaruri aşımlar karşılamak üzere ek ödenek talebinde bulunmak, aktarmalara ait işlemleri zamanında yapmak,
4- Sandığın plasmana müsait paralarını, kanun, tüzük, yönetmelik ve önceden kabul edilmiş Başkanlık ve Yönetim Kurulu kararlarına göre plase etmek için gerekli işlemleri zamanında tamamlamak,
5- Mevduatımız bulunan ve tevdiatta bulunulacak bankaların mali durumlarını yakından takip etmek suretiyle mevduatlarımızdaki riskleri azaltacak tedbirlerin alınmasını temin maksadıyla durumdan Başkanı haberdar etmek,
6- Sandığın bilançosunun zamanında çıkarılması için lüzumlu tedbirleri almak,
7- Borçlu hesaplardaki Sandık alacaklarının tahsil ve tasfiyesini takip etmek,
8- Mali ve İdari İşler Yetkilisi, bu işlerin zamanında yapılmaması veya gerekli tedbirlerin alınmamasından dolayı Başkana karşı sorumludur.
Madde 4-Sandık Muhasebecisinin Görev ve Sorumlulukları :
Muhasebeci, Sandık muhasebesini kanun ve nizamlara uygun olarak yürütür.
1- Sandığa ait bilumum tahsilat ve tediyatı süresinde yapmak,
2- Muhasebe evrakının usulünce ve noksansız olarak düzenlenmesini sağlamak,
3- Kanuni ve yardımcı defterlere, günlük muamelatı süresinde intikal ettirmek,
4- Yönetim giderleri ile ilgili sarfiyatın, verilen ödenekle kontrolünü yapmak, aşımlara meydan vermemek,
5- Cari hesapların mutabakatını yapmak,
6- Aylık muvakkat, yıllık kat'i mizanları ile bilanço mizanını hazırlamak, bunlarla ilgili envanter işlemlerini yapmak,
7- Hesapları daimi kontrole tabi tutmak, tasfiyesi gerekenleri zaman aşımına uğratmadan gereğini yapmak,
8- Muhasebe işlerinin yürütülmesini teminen personeli bilgi ve kapasitelerine göre görevlendirmek, gereken organizasyonu ve personelin yetişmesini sağlamak,
9- Servislerin işlerini takip ve kontrol etmek,
10- Muhasebeci uhdesine verilen işleri usulünce ve süresinde yürütmemekten dolayı Mali ve İdari İşler Yetkilisine karşı sorumludur.
Madde 5- Muhasebe Memurlarının Görev ve Sorumlulukları :
Muhasebe memurları Başkan, Mali ve İdari İşler Yetkilisince veya muhasebeci tarafından verilen evrakı günü gününe muhasebeleştirmeye, kendilerine mevdu bilumum muhasebe işlerini zamanında yapmağa mecburdurlar. Bu yönetmelik ile Muhasebe plan ve izahnamesine ve emirlere aykırı hareket eden personel bu muamelelerden amirlerine karşı sorumludurlar.
Madde 6- Veznedarın Görev ve Sorumlulukları:
Veznedar, usulüne uygun olarak tediyat ve tahsilat işlemlerini yapmakla ve kasa el defterini tutmakla mükelleftir.
Madde 7- Teftişlerde vesika ibrazı ve resmi dairelere bilgi verme :
Muhasebe servislerinden, hiçbir vesika harice verilmez, ancak evrakı müsbite ve defterler deneticilere, müfettişlere ve vergi tetkikine yetkili olanlara, mahkeme kararı ile tayin edilen bilirkişilere talepleri halinde ibraz edilir. Yetkililerce talep vukuunda tasdikli suretleri tevdi olunur. Aslının tevdiinden zaruret olan hallerde, tasdikli sureti Sandıkta alıkonulur. Asılları bir dizi pusulasına bağlanarak imza mukabili ilgililere verilir. Muhasebeci yukarıda zikredilen yetkili memurların servislerinde yapmak isteyecekleri tetkikattan Başkanı derhal haberdar etmekle mükelleftirler. Başkanın malumatı ve izni olmadan harici muhasebeye müteallik bilgi verilmez.
Madde 8- Muamelatta gizlilik ve yolsuzlukların haber verilmesi zorunluluğu :
Mali ve İdari İşler Amiri, Muhasebeci ve memurları görevleri icabı edindikleri bilgileri gizli tutmak ve gördükleri usulsüzlük ve yolsuzlukları, usulüne uygun olarak üst makamlara duyurmak zorunluluğundadırlar.
Fişler ve Kayıt Tesisi :
Madde 9- Sandığın muhasebesinde aşağıda belirtilen fişler kullanılır.
Tahsil Fişi :
Kasa Tahsil Fişi : Veznece yapılacak tahsilatta kasa tahsil fişi kullanılır. Fişi tanzim eden memur, fişi paraf ederek ikinci derecede imzası bulunan yetkiliye tevdi eder. Bu yetkilice kontrolu yapıldıktan sonra fişin ikinci derece imzası atılır ve tahsil fişi vezneye gönderilir. Veznedar tarafından fiş muhteviyatı tahsil edilerek (Tahsil edilmiştir.) Damgası vurulur ve imzalanır. Bu muamelelerin ikmalinden sonra fiş tekemmül ettirilmek üzere birinci imza yetkilisi olan şahsa ondan da Başkana tevdi edilir. Veznedar tarafından Muhteviyatı tahsil edilmemiş olan fişlerin hiçbir zaman birinci derecede imzaları ikmal edilmez. Kasa tahsil fişleri her yıl birden başlamak ve teselsül etmek üzere numara alır. Bu numaralar muhasebedeki sıraya göre verilir.
Madde 10- Tediye Fişleri:
Kasa Tediye Fişi : Veznece yapılacak tediyatta kasa tediyesi fişi kullanılır. Kasa tediye fişi, tanzim eden tarafından paraf edilir ve ikinci derecede imzası bulunan yetkiliye tevdi edilir. Fişin müsdenidatı ve yekünü bu kişi tarafından da kontrol edildikten sonra imzalanır. Birinci derecede imzası ikmal edilmek üzere ilgililere tevdi edilir. Birinci derece imzası da ikmal edilen tediye fişi Başkanın onayından sonra ödemek üzere vezneye verilir.
Veznedar Başkanın onayını ihtiva etmeyen ve imzalardan herhangi birisi noksan olan tediye fişini ödeyemez. Veznedar kendisi tarafından yapılacak hüviyet kontrolu vesair tetkikatı müteakip fişin arkası haksahibine imzalatılarak veya okuma yazma bilmeyenler için mühür, yoksa sol el başparmağı bastırılarak ödemeyi yapıp fişin üzerine (Ödenmiştir.)damgasını basar ve imzalar. Tediye fişleri her yıl birden başlamak ve teselsül etmek üzere numara alırlar. Bu numaralar muhasebedeki sıraya göre verilir.
Madde 11- Mahsup Fişleri :
Vezneyi doğrudan doğruya ilgilendirmeyen muameleler mahsup fişleri ile kayıtlara intikal ettirilir. Mahsup fişlerinin her satırına bir hesap kaydedilir. Satırlar arasına rakam ve yazı yazılmaz, müfredat hesaplarının fişe sığdırılmaması halinde ikinci bir mahsup fişine nakli yekün alınmak suretiyle mütebaki hesaplar kaydolunur. Mahsup fişlerine her sene birden başlamak üzere numara verilir. Yetkililer tarafından imzaları ikmal edilmemiş olan mahsup fişleri muameleye konulmaz.
Fişlerin Derlenmesi ve Kayıt tesisi :
Madde 12- Fişlerin ve günlük evrakın müsbite dosyalarının tertiplenmesi :
Evrakı Müsbite Dosyaları, her fiş kendi arasında küçükten büyüğe numara takip ettirilmek ve ekleriyle birlikte önce tahsil, tediye, müteakiben de mahsup fişleri takılmak suretiyle günlük olarak tertiplenir. Günlük mahsup fişlerinin sonuncusunu kasa mahsup fişi teşkil eder. Bu fişin ekleri, günlük kasa işlemlerinin hesaplara göre tasnifini gösteren belge ile kasa defterini ikinci kasa kontrol ve sayım tutanağının birinci nüshalarıdır. Ay ve yıl sonlarında kasa mahsup fişinden sonra da mahsup fişleri kesilebilir.
Madde 13- Fişlerin Defteri Kebirli Yevmiye Kaydı :
Yevmiye defteri ile Defteri Kebiri ihtiva eder. Defterin, yevmiye kısmının izahat ve hesaplar sütununa mahsup fişleri son numaraları hesap ve bu hesaba ait miktarlar yevmiye maddeleri halinde kaydedilir. Mahsup fişlerindeki grup hesaplarına ait yekunları, yevmiye kısmının toplam kolonlarına ve defteri kebir kısmında grup hesaplarına yazılır. Defteri Kebirli yevmiyede sahifelerin dolmasını müteakip yekun alınır ve yekunlar teselsül ettirilir. Bir aylık muamelenin defteri kebirli yevmiyeye tamamen kaydedilmesini müteakip yekunlar kontrol edilir. Defteri Kebirde grup hesaplarının borç ve alacak yekunları icmalinin yevmiye defterinin borç ve alacak yekunlarına müsavi olması gerekir.
Madde 14- Fişlerin Muavin Defterlere Kaydı :
Muavin defterlere kayıtlar; tediye, tahsil ve mahsup fişlerindeki son hesaplar üzerinden yapılır. Muavin defterlerde hesapların yekunları teselsül ettirilir. Demirbaş ve sabit kıymet defterleri hariç yapılmakta olan işler dahil muavin defterler her yıl yeniden tesis edilir. Yeni yıla devreden hesaplara ait miktarlar, lüzumlu bütün malumatı da ihtiva edecek şekilde kaydedilir.
Muvakkat borçlu ve alacaklı hesapların açılışları, envanterlerine istinaden föylerine tek tek işlenmek suretiyle yapılır. Yıl içerisinde puantaj kolonları kullanılmak suretiyle de aylık tasfiye işlemleri mutlak surette ikmal edilir.
Madde 15- Mahsup Fişlerinin Kuadroya Kaydı :
Kuadroya kayıtlar, her nihai hesaba bir föy tahsisi
suretiyle mahsup fişlerinden yapılır. Ay sonlarında kuadrodaki hesaplar teselsül ettirilmek suretiyle yekün edilerek muavin defterlerdeki ilgili hesap yekunlar ile karşılaştırılır. Fark mevcutsa bulunarak usulü dairesinde tashih edilip mutlak mutabakat sağlanır.
Madde 16- Kasada İşlem Gören Fişlerin Kasa Defterine Kaydı :
Kasa defterine fişler, sıra numarasına göre yazılır. Tahsil fişlerinin yekunları, kasa defterinin borç kolonuna, müfredat ise izahat hanesindeki dar sütuna, gereken meşruhat verilmek ve hesap numaraları ilgili yerine yazılmak suretiyle kaydedilir.
Tediye Fişleri yekunları ise kasa defterinin alacak kolonuna müfredatı da tahsil fişlerinde olduğu üzere, izahat hanesindeki dar sütuna kaydedilir.
Madde 17- Kasa Kontrol ve Sayım Tutanağının Tanzimi :
Kasa Kontrol ve Sayım Tutanağı :
Bu belge; Kasa kontrol ve sayım tutanağı olmak üzere ikiye ayrılmıştır. Kontrol kısmında görülen borç ve alacak sütunlarına, o günkü tediye ve tahsilatın grup hesaplarının borç ve alacak yekunu yazılır. Tediye ve tahsil fişleri adedi ise mahsus kolonunda gösterilir. Grup hesapları borç yekunu altında "Bugünkü kasa mevcudu" yazılarak kasa defterinin son yekunlar ile mutabakat sağlanır. Sayım tutanağı kısmına o günkü kasada mevcut kıymetler tadat edilerek kayıt edilir ve kasa defterini imzalayan ilgililer tarafından imzalanır. Birinci nüshaları evrakı müsbite dosyasına konur. İkinci nüshaları ise dip koçan olarak muhafaza edilir.
Defterler ve Kayıt Şartları :
Defterler
Madde 18- Kasa Defteri :
Bu defter; o günkü kasada muamele gören tahsil ve tediye fişlerinin muamele sırasına göre kaydına mahsustur. Kasa defteri hiçbir zaman kasa ile ilgili bulunan şahıslar tarafından işlenemez.
Kasa defterinin birinci sahifeleri dip koçan olarak defterde bırakılır. İkinci nüshaları evrakı müsbite dosyasına konur.
Madde 19- Defteri Kebirli Yevmiye :
Bu defter; kayda geçirilmesi icap eden işlemlerin düzenlenen mahsup fişlerine istinaden, tarih ve sıra numarası ile muhasebe maddeleri halinde tertipli olarak kaydına mahsus bir defterdir.
Madde 20- Kuadro :
Bu defter; Muavin defterlerin dublörü olarak ve hesap geçmelerini önlemek üzere tutulur. Hesaplar bu defterlere mahsup fişlerinden tarih ve numara sırasına göre işlenir.
Madde 21- Muavin Defterler :
Bu defterler; Hesapların karakterlerine göre müteharrik föyler veya ciltli defterler halinde tutulur. Bu defterlerde hesap planına dahil her son hesaba bir föy tahsis olunur. Fişler bu defterlere müfredatlı ve bilahare fişe müracaata lüzum bırakılmayacak şekilde teferruatlı olarak işlenir.
Madde 22- Kasa El Defteri :
Bu defter; Veznedarlar tarafından ödenen veya tahsil olunan paraların, fiş no ve ad, soyad ile tahsil veya tediye edilen meblağın kaydına mahsus basit defterdir.
Bu defterlere alınan veya verilen paralar ayrıca küpür ve bozukluk olarak yazılır. Kasa el defterleri, kasa defteri ile mutabakata ve herhangi bir şekilde yanlış yapılmış tediye veya tahsili tesbite yarar.
Tasdike Tabi Defterler ve Kayıt Zamanı :
Madde 23- Tasdike Tabi Defterler :
Sandığımız her ne kadar ticaret ve vergi usul kanununa tabi değilse de, lehimize subut delili olabilmelerini teminen defterlerimizin meskur kanunlar hükümlerine göre tutulması uygun görüldüğünden yevmiyeli defteri kebir ile kasa defterlerinin mahalli noterlere usulünce tasdik ettirilmesi lazımdır.
Madde 24- Tasdik Zamanı :
Tasdike tabi defterlerin kullanılacağı yıldan evvel gelen Aralık ayının sonuna kadar, bu defterlerin dolması veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defterler kullanılmaya mecbur kalınması halinde ise bunların kullanılmasına başlanılmadan evvel tasdik ettirilmesi mecburidir.
Kayıt Şartları
Madde 25- Fişlerde Aranacak Hususlar:
Fişlerin defterlere kaydedilebilmesi için bu fişlerde;
1- Tarih, numara ve hesap isimlerinin,
2- Muamelenin mahiyeti hakkında kafi derecede izahının,
3- Meblağın rakam ve yazıyla yazılmış,
4- Tanzim eden memurun paraf ile, biri birinci derecede olmak üzere yetkililerce imzalanmış,
5- Tediye, tahsil veya mahsuba esas olan evrakı müsbitenin fişe eklenmiş, (Birinci Nüshası)
6- Kasa fişlerinde lüzumlu diğer formalitelerin tekemmül etmiş bulunması,
a) Fişlerde, evrakı müsbitede kazıntı ve silinti bulunmaması,
b) Fişlerde izahat ile hesap ismi ve meblağ arasında çelişki bulunmaması,
c) Tediye, tahsil veya mahsub emrinin mevzuat ve yönetmeliklere aykırı olmaması, icap eder.
Madde 26- Kayıt Nizamı:
Kasa defteri ile kasa el defteri hariç diğer defterler mürekkeple yazılır. Yekunlar, aylık mizanların Yönetim Kurulunca kabulüne kadar kurşun kalemi ile yapılarak mizanların Yönetim Kurulunca kabulün müteakip mürekkeplenir. Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlıklar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer defter ve kayıtlarda yapılan yanlışlıklar okunacak şekilde üzeri tek çizgiyle çizilmek ve üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle düzeltilir. Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek cezayı icab ettirir. Defterlerde usulen yazılmaya mahsus olan satırlar çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.
Madde 27- Kayıt Müddeti :
Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve huzurunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. bu gibi kayıtların mazeretsiz ve sebepsiz olarak 10 günden fazla geciktirilmesi caiz değildir.
Aylık Mizan Hazırlıkları :
Madde 28- Muavin defterlerin kuadroyla mutabakatı :
Muavin defterlerde bir aylık kayıtların ikmalinden sonra, her hesap ayrı ayrı yekun edilir ve bu yekunlar kuadrodaki aynı hesapların borç ve alacak yekunları ile karşılaştırılarak mutlak bir mutabakat temin edilir.
Madde 29- Defteri Kebirli Yevmiyenin Mutabakatı :
Aylık kayıtların hitamında, defteri kebirli yevmiyenin yekunları yapılır ve her hesap grubunun alacak yekunları ile borç yekunları ayrı ayrı toplanarak yevmiyenin umumi borç ve alacak yekunu ile mutabakat temin edilir.
Madde 30- Aylık Mizanların Tanzimi :
Hesaplar arasında her türlü mutabakat sağlandıktan sonra muavin defterlerde kayıtlı son hesaplar, mizan föylerinde ait olduğu kolonlara dökülüp yekunları ve bakiyeleri alınır. Bulunan neticeler ilgili müfredat tali ana ve grup hesaplarına sondan başa doğru intikal ettirilerek grup hesapları bulunur. Mizanda bu suretle bulunacak grup hesapları borç ve alacak yekunlarının, defteri kebirli grup hesapları borç ve alacak yekunlarına genel yekunların da yevmiye defterinin genel borç ve alacak yekunlarına eşit olması icab eder.
Çift bakiye ifade eden hesaplar mizanlarda çift bakiyeli olarak gösterilir.
Madde 31- Aylık Mizanların Çıkarılma Müddeti :
Aylık mizanlar ait olduğu ayı takip eden ayın sonuna kadar çıkartılır.
Madde 32- Aylık Mizanların Ekleri :
Aylık mizanlara ödenek tabloları eklenir. Temmuz ayı mizanı ile birlikte ayrıca borçlu ve alacaklı hesaplar envanter cetvelleri çıkartılır.
Kat'i mizan hazırlıkları ve kat'i mizanın tanzimi sırasında yapılacak işlemler :
Madde 33- Sayımlar :
A- Sayıma Tabi Kıymetler
1- Kasa
2- Tahviller Cüzdanı
3- Hisse Senetleri Cüzdanı
4- Tasarruf Bonoları Cüzdanı
5- Stoklar
6- Demirbaş ve Sabit Kıymetler (Yapılmakta olan sabit kıymetler hariç)
7- Teminat Karşılığı Kıymetli Vesikalar
8- Kıymetli Vesikalar
1- Kasa : 31 Aralık akşamı sayım için Başkan tarafından vazifelendirilen en az üç kişi tarafından kasa sayılır ve neticesi envanter cetveline geçirilerek ilgililer ile sayım heyeti tarafından imza edilir. Sayım neticesi tesbit edilen kasa yekunu ile kasa hesabı borç bakiyesi arasında bir fark tesbit edilirse kasa hesabında izah olunduğu şekilde (Noksan veya fazlalıklar için) işlem yapılır.
2- Tahviller Cüzdan : 31 Aralık günü akşamı; Evvelce tayin edilecek sayım heyeti tarafından mevcut tahviller önceden hazırlanan envanter cetvellerine göre tadad edilir. Kuponlarının tam olup olmadığı, vadesi gelen tahvil kupon bedellerinin tahsil edilip edilmediği, İtfa veya satılan tahvil bedellerinin aslı ve nazım hesap kayıtlarından çıkarılıp çıkartılmadığı incelenir. Müteakiben bu cetveller sayım heyetleri tarafından imzalanır. Cüzdandaki tahvillerin nominal değerleri tutarlarının "Tahviller cüzdanı" hesabının borç bakiyesine eşit olması lazımdır.
3- Hisse Senetleri Cüzdanı : Tahviller cüzdanı gibi işlem görür.
4- Tasarruf Bonosu Cüzdanı : Tahviller cüzdanı gibi işlem görür.
5- Stoklar : 31 Aralık itibariyle stoklar sayım heyeti tarafından malzemenin cinsine göre ayrı ayrı sayılarak envanteri yapılır. Ambar kıymet kartları ile mutabakatı yapılır.
Sayım sonucu noksan ve fazlalıklar hakkında hesap plan ve izahnamesi dahilinde işlem yapılır.
6- Demirbaş ve Sabit Kıymetler : Mevcut Demirbaş ve Sabit Kıymetler Sayım Heyetince 31 Aralık tarihi itibariyle Muhasebece çıkarılacak envanter cetvellerine istinaden sayılarak sayım cetveline kaydedilir. Envantere nazaran sayımda bulunmayan noksan malzeme için ayrıca, sayımda mevcut olupda Envanterde olmayan malzeme için ayrı ayrı
olmak üzere fazla ve noksanlıklar için yeni cetveller tanzim olunur. Bu cetveller üzerine gerekli izahat verilerek imzalanır. Sayım noksan ve fazlalıkları hakkında hesap planı ve izahnamesi dahilinde işlem yapılır.
Sayım sırasında görülen ve kayıtlardan ihrac gereken hurdalaşmış malzemeler hurda tutanağı tanzim olunarak hurdaya çıkartılır.
7- Teminat Karşılığı Alınan Kıymetli Vesikalar : Teminat Karşılığı Kıymetli Vesikalar 31 Aralık tarihi itibariyle çıkarılan envanter cetvellerine istinaden tadat edilir ve kayda geçmediği tesbit olunanlar usulü dairesinde kayda alınır. Hükmü kalmamış ve kayıttan çıkarılmamış olanlar varsa onların da tesbit muameleleri ikmal edilir.
8- Kıymetli Vesikalar : 7. maddedeki gibi işlem yapılır.
B- Sayım Müddeti :
Sayımlara 1 Aralık tarihinde başlanır, 31 Aralık tarihinde ikmal edilmiş olur. Kasa teminat karşılığı kıymetli vesikalar, tahviller, tasarruf bonolarının sayımı 31 Aralık tarihi itibariyle aynı gün yapılır.
C- Sayım Heyetleri : Sayımlar Sandık Başkanının tayin edeceği üçer kişilik heyetler tarafından yapılır.
D- Sayım Cetvellerinin Tanzimi :
Sayım heyetlerince, sayıma tabi kıymetlerin müfredat hesapları itibariyle ayrı ayrı sayım cetvelleri tanzim olunur ve imzalanır.
Sayım cetvellerine sayılan kıymetin numarası, cinsi, evsaf (varsa fabrika numarası), ebadı, miktarı ve ölçü birimi kayıt edilir.
Madde 34- Envanter Cetvelleri :
1- Demirbaş ve Sabit Kıymetler Envanter Cetvelleri,
2- Muvakkat Borçlu Hesaplar Envanter Cetvelleri,
3- Muvakkat Alacaklı Hesaplar Envanter Cetvelleri,
4- Stoklar Envanter Cetvelleri,
5- Transituar Hesapları Envanter Cetveli,
6- Teminat Karşılığı Kıymetli Vesikalar Envanter Cetveli,
7- Kıymetli Vesikalar Envanter Cetveli,
8- Tahvillet Envanter Cetveli,
Bu envanter cetvelinde, tahvilin alış kıymeti nominal kıymeti ve 31.12 tarihi itibariyle borsa kıymetleri gösterilecek.
9- Hisse Senetleri Envanter Cetveli,
10- Tasarruf Bonosu Envanter Cetveli,
Madde 35- Hesapların Mutabakatı :
1- Bankalardaki hertürlü paralarımızın 31 Aralık tarihindeki tutarları ve anlaşma gereğince tahakkuk ettirilen faizleri ayrı ayrı belirtilerek birer yazı ile bankalardan sorulur. Alınacak cevaplardaki miktarlarla muhasebe kayıtlar karşılaştırılarak kontrol edilir. Faizlerin anlaşma hükümlerine uygun olup olmadığı tetkik edilir. Farklar transituar hesap izahat dahilinde giderilir ve mutlak mutabakat temin edilir.
2- Cari yıla ait olup henüz ihbarnamesi gelmemiş (Elektrik, su, telefon, kira vesair) masraflar yıl içindeki evvelki aylardaki istihkak miktarlarının ortalamalar alınmak suretiyle ilgili hesaplarına borç "Muvakkat Alacaklı Hesaplara" alacak yazılır. Hakiki tahakkuklar neticesi doğacak müsbet veya menfi farklar müteakip yıllar arızi gelir veya arızi gider yazılır.
3- Avans borçlarının tasfiyesine çalışılır.
4- Amortisman tahakkukları, tahvil fiat farkları, tahvil ve tasarruf bonosu reoskontları, kasa fazlaları hesabının tasfiyesi yapılır.
Madde 36- Kat'i Mizan Ekleri :
1- Kat'i mizan föyleri,
2- Ödenek Tablosu,
3- Kasa sayım cetveli,
4- Banka mutabakat mektupları,
5- Envanter Cetvelleri,
Hesapların Kapanışı :
Madde 37- Kat'i mizandaki açık bütün hesapların borç bakiyeleri üzerinden ait olduklar hesaplara alacak, alacak bakiyeleri üzerinden de ait olduklar hesaplara borç verilmek suretiyle, kapanmış mahsup fişi tanzim olunur.
Bilançonun Tanzimi :
Madde 38- Yapılacak İşlemler :
Mevzuat, muhasebe planı ve izahnamesi ile bu Yönetmelik esasları dahilinde, kat'i mizan bakiyeleri üzerinden kabul edilecek bilanço tipine göre Amelebirliği Biriktirme ve Yardımlaşma Sandığı Bilançosu çıkarılır.
Madde 39- Bilançonun Sandık Yönetim Kuruluna Arzı :
Sandık Gelir-Gider Bütçesi Bilançosu İdari ve Mali İşler Amirliğince düzenlenerek en geç 1 Mayıs'a kadar Sandık Başkanlığına sunulur. Sandık Gelir-Gider Bütçesi Bilançosu Sandık Başkanı, Sandık Denetleme Kurulu, Sandık Yürütme Kurulunca incelenir. İnceleme sonuçları bir raporla Sandık Yönetim Kuruluna sunulur. Sandık Yönetim Kurulu da inceleyerek uygun görüldükten sonra en geç 15 Haziran gününe kadar Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının onayına sunulur.
Ödemeler ve Bütçenin Düzenlenmesi :
Madde 40- Bankalardan Para Çekilmesi :
Bankalardan paralar, Sandık Başkanı ile İdari ve Mali İşler Yetkilisinin, bunların bulunmadığı hallerde yerlerine görevlendirileceklerin ikili imzası ile çekilir.
Madde 41- Kasa Limiti :
Kasa limiti Sandık Yönetim Kurulunca belirlenir.
Madde 42- Sosyal Yardım Ödemeleri :
Sosyal Yardımlardan yararlanma şartları, ödeme şekli ve esasları Yönetim Kurulunca kabul edilip Bakanlıkça onaylanan Yönetmelikle düzenlenir. (Yönetmelik hükmü)
Madde 43- İş Avanslar ve Rotatif Avanslara ilişkin Ödemeler ve Kapatılmaları:
Sandık Şubelerinde üyelere yapılacak sosyal yardım ödemeleri ve sandığın diğer işleri için Sandık Personeline iş avansı verilir.
Avanslar işin bitimini takip eden 5 i gün içinde, istirahatli ve senelik izne çıkmadan bir gün öncesi akşamına kadar kapatılır.
Rotatif avanslar, 31 Aralık tarihi itibariyle kapatılır.
(Bakanlık Makamının 9.9.1989 tarih 300-1041-0743-7256 sayıl Onay'ı ile yürürlüğe konulmuştur.)
Madde 44- Diğer Ödemelere İlişkin Hususlar :
Bu Yönetmelikte aksine hüküm bulunmadıkça Toplu Sözleşmelere ilişkin ödemeler ile Kanuni ödemeler ve 50.000.000.-TL.sına kadar ödemeler Başkanın onayı ile yapılır.
50.000.001-TL.sından 100.000.000.-TL.'sına kadar giderler Sandık Yürütme Kurulu kararıyla,
100.000.000.-TL.'sının üzerindeki ödemeler, Sandık Yönetim Kurulu kararıyla yapılır. Ancak, Sandık Yönetim Kurulu bu giderlerle ne miktara çıkacağı belli olmayan giderlerin yapılması için Sandık Yürütme Kuruluna yetki verebilir. (Bakanlık Makamının 28.2.1997 tarih ve B.13.0.SGK.0.10.00.04/1423 sayılı onayı ile yürürlüğe konulmuştur.)
Bu madde ile belirlenen ödeme yetkileri 01.01.1998 tarihinden geçerli olmak üzere her yıl Sandık Bütçesinde belirlenir.
Madde 45- Üye Yolluk Giderlerine İlişkin Ödemeler :
Sandık Yönetim Kurulunca, Sandık Personeli dışında kalan kişilere geçici görev verilmesi ile bu görevlerinden ötürü verilecek yolluğun unsurları 6245 sayılı Harcırah Kanununa bağlı kalınmaksızın Sandık Yönetim Kurulunca Gider Bütçesinin ilgili maddesinde belirtilir.
Madde 46-Sandık Personeli Giderlerine İlişkin Ödemeler :
Toplu İş Sözleşmesine tabi Sandık Personeline verilecek yolluklar konusunda Toplu İş Sözleşmesi gereğince diğer personele 6245 sayılı Harcırah Kanununa göre işlem yapılır.
Madde 47- Genel Gider Avanslarına İlişkin Ödemeler :
Genel giderlere ilişkin avanslar, koşulları da belirtilerek, giderleri yapmaya yetkili Kurulların kararlarıyla verilir.
Madde 48- Yolluk Avanslarına İlişkin Ödemeler :
Gerek Sandık Personeline, gerekse Sandık Personeli dışında kalan kişilere geçici görev veren Kurulların kararlarıyla yolluk avansı verilebilir.
Madde 49- Avansın Kapatılması :
Kendilerine avans verilen kişiler avansları süreleri içinde kapatmakla, İdari ve Mali İşler Amiri de bu avansların hesabını izlemekle yükümlüdür.
Avans kapatma süresi verildiği tarihten itibaren 30 günü geçemez. Avans kapatılmadan avans verilmez.
Madde 50- Ödemelerde Sorumluluk :
Ödemelerde, ödemeyi yaptıran Kurul Üyeleri, Başkan, İdari ve Mali İşler Yetkilisi zincirleme sorumludur.
Ancak, İdari ve Mali İşler Yetkilisince sakıncalı olduğu bildirilmiş olmasına karşın Sandık Başkanınca yaptırılmış ödemelerden İdari ve Mali İşler Yetkilisi Sandık Başkanınca sakıncalı olduğu bildirilmiş olmasına karşın Kurullarınca yaptırılan ödemelerden Sandık Başkanı sorumlu tutulamaz.
Madde 51- Bütçenin Düzenlenmesi :
Sandık Gelir-Gider Bütçe tasarıları İdari ve Mali İşler Amirliğince gerekçeleri ile birlikte düzenlenerek en geç Kasım ayının 1 nci gününe dek Sandık Başkanlığına sunulur. Sandık Gelir-Gider Bütçe tasarıları Sandık Başkanınca incelenerek Sandık Yürütme Kuruluna, Sandık Yürütme Kurulunca incelenerek Sandık Yönetim Kuruluna, uygun görülen değişikliklere göre yeniden düzenlenerek gerekçeleri ile birlikte sunulur. Sandık gelir gider bütçe taslağı Sandık Yönetim Kurulunca incelenir, uygun görüldüğü biçimde düzenlenir, en geç 15 Aralık gününe dek Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının onayına sunulur.
Madde 52- Bütçenin Uygulanması :
Sandık gelir gider bütçeleri Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının onayladığı biçimde Ocak ayının 1 nci gününe Aralık ayının sonuncu gününe dek uygulanır.
Madde 53- Ödenek Türleri :
Sandık gider bütçesinde bulunup da yetersiz olduğu anlaşılan ödenek için eklenmesi gereken ödeneğe (Ek Ödenek) Amelebirliği Gider Bütçesinde yer almayan bir konu için konulan ödeneğe (Olağanüstü Ödenek) denir.
Sandık Gider Bütçesine gerek ek ödenek, gerekse olağanüstü ödenek konulması karşılık sağlanmasına, Amelebirliği Yönetim Kurulu Kararına, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının onayına bağlıdır.
Madde 54- Ödenek Aktarılması :
Sandık Gider Bütçesinin:
a) Bir bölüm içinde yer alan maddeleri arasında Amelebirliği Yürütme Kurulunun kararı, Amelebirliği Yönetim Kurulunun uygun görmesiyle,
b) Ayrı bölümler içinde yer alan maddeler arasında Amelebirliği Yönetim Kurulu Kararı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının uygun görmesiyle,
Ödenek aktarılması yapılabilir.
Ancak, Amelebirliği gider bütçesinin ücret, ücretlerle ilgili ödemelere ilişkin birinci bölüm içinde yer alan maddelerden öteki bölümleri içinde yer alan maddelere ödenek aktarılamaz.
Madde 55- Denetleme Kurulu Üyelerine Ödenecek Ücret :
Denetleme Kurulu Üyelerinin üçer aylık dönemler ve gerektiğinde Yönetim Kurulu karar ile yapacaklar bir olağanüstü toplantı neticesi verecekleri raporun Sandık Başkanlığına sunulmasından sonra, her yıl bütçeyle belirlenecek miktarda olmak üzere üçretleri ödenir. Bir önceki yıla ait kesin hesap raporu ve ilk rapor birinci dönemde birlikte verilir. Bunun içinde bir dönem ücreti ödenir. Yılın son üç aylık dönemine ilişkin ücretler, mahsubu yeni yıl içinde yapılmak üzere Aralık ayı içinde avans olarak ödenir.
Madde 56- Yeni Sene Kayıtlarının Tesisi :
Kat'i mizanlarda bakiye veren "Mevcutlar" muvakkat borçlu hesaplar "Muvakkat Alacaklı Hesaplar" "Fon Hesabı" "Karşılıklar" ve "Nazım Hesaplar" ın müfredat hesaplarına, ilgisine göre borç ve alacak vermek suretiyle açılış kayıtları yapılır.
Müteferrik Hükümler :
Madde 57- Muhasebe Sistemi, hesap planının tadili ve çeşitli hükümler :
1- Amelebirliği Biriktirme ve Yardımlaşma Sandığının Muhasebe işlemleri bu Yönetmelik ile tesbit edilen esaslar dairesinde yürütülür.
2- Hesaplar, karşılıklı hesap (Muzaaf Usul) sistemine göre işletilir.
3- Muhasebe ile ilgili bilumum kayıtlar, biri birinci olmak üzere çift imzalı muhasebe fişlerine istinat eder.
4- Muhasebe planında tali, müfredat ve feri hesaplar Sandık Başkanının teklifi Sandık Yönetim Kurulunun tasvibi ile tadil ve ihdas edebilir.
Grup ve ana hesaplarda yapılacak tadilat Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının kararına bağlıdır.
Madde 58- Kullanılan Örnekler :
Muhasebe Yönetmeliği icabı kullanılan örnek ve defterler Mali ve İdari İşler Amirliğince hazırlanır ve Başkanın tasvibi ile yürürlüğe konulur.
Madde 59- Kaldırılan Hükümler :
20/2/1969 yürürlük tarihli Ereğli Kömür Havzası Amelebirliği Biriktirme ve Yardımlaşma Sandığı Muhasebe Yönetmeliği bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği günden yürürlükten kalkar.
Madde 60- Yönetmeliğin Yürürlüğü :
Bu Yönetmelik 1/1/1982 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.
Madde 61- Bu Yönetmeliği Ereğli Kömür Havzası Amelebirliği Biriktirme ve Yardımlaşma Sandığı yürütür.
